perjantai 21. elokuuta 2015

Kohti parempia työskentelytottumuksia



Olen ottanut loman jälkeen tavoitteekseni paremmat työtottumukset. Tehokkaat työskentelytavat. Minulla on ollut paljon huonoja työskentelytottumuksia. Vaikka olen aikaansaava ja myös tietyllä tapaa tehokas, on minulla ollut paljon täysin tehottomia työskentelytottumuksia. Olen tiedostanut ne ja todennut, että asialle pitäisi tehdä jotain. Minulta on mennyt työaikaa vaikkapa täysin päättömään nettihaahuiluun. Olen saattanut avata aamusta koneen ja käyttää aikaa sähköposti-facebook-blogi-sukkulointiin ties miten pitkään. Ja vielä kerran kierros läpi. Ja vielä kerran. Olen myös saattanut kesken jonkun kurssisuunnittelun työstämisen aloittaa nettiselailun tai meileihin vastaamiseen. Ja hyvä työflow on katkennut täysin. Ja tämä haahuilu on sitten johtanut siihen, että minun on ollut välillä pakko tehdä töitä myös viikonloppuisin, jotta saan kaikki sovitut hommat hoidettua.

Nyt tämä on viimeisen vuoden aikana korostunut, koska olen yrittäjä, oman työni herra ja teen töitä kotitoimistosta käsin. Kukaan ei puuskuta niskaani eikä seuraa tilastojani kuten edellisessä työssäni oli. Yrittäjyyden myötä myös seurattavia somekanavia on tullut lisää ja välillä on tullut olo, että some hallitsee minua enkä minä sitä.



Olen yrittänyt muuttaa tapojani, mutta se on ollut vaikeaa. Joka lomalla teen päätöksen, että nyt muuttuu toimintatapani. Joululomalla tein päätöksen. Hiihtolomalla tein päätöksen. Kuten myös pääsiäisenä. Sainko muutettua toimintatapojani? En. Viime keväänä olin jossakin vaiheessa sen verran väsynyt, että totesin, että syksyyn on ihan pakko lähteä toisenlaisista työskentelytavoista. Kesällä työstin päässäni asiaa ja nyt olen alkanut toteuttaa tehokkaampaa työtapaa.

Mitä se tarkoittaa? Se tarkoittaa sitä, että minulla on tehtävälista tietokoneen vieressä. Sieltä valitsen päivän kolme tärkeintä tehtävää (yleensä jo edellisenä iltapäivänä). Ne teen heti aamulla. Teen ne läpi, vaikka kuinka asia tuntuisi vaikealta ja menisi epämukavuusalueelleni. Aikaisemmin nämä asiat ovat jääneet helposti roikkumaan ja olen vitkutellut niiden hoitamista päivästä toiseen. Nämä tekemättömät asiat ovat kuitenkin pyörineet koko ajan mieleni päällä ja vieneet energiaani.


En seuraa pitkin päivää sähköpostia ja somea. Pyrin siihen, että tsekkaan meilit 1-2 kertaa päivässä ja tehokkaasti vastaan viestit läpi. Lähinnä nuo ovat yrityksen viestejä, joihin vastailen. Somessa en tee seikkailuja työpäivän aikana. Illalla olen sitten antanut itselleni luvan käydä somekanavat ja blogit läpi. Mutta nekin pyrin käymään läpi niin, etten jää jumittamaan ja seikkailemaan kanavalta toiselle miljoona kertaa. En vastaile enää iltaisin yrityksen meileihin. Huomaan, että minun on vaikea pysyä erossa päivän aikana meileistä, tekisi koko ajan mieli tsekata, onko ilmoittautumisia kursseille tullut. Huomaan, että myös facebookia tekisi mieleni selata pitkin päivää.

Olen selkeyttänyt myös työympäristöäni eli siirtänyt toimistoni
ruokapöydästämme alakerran työhuoneeseen. Niin tehokas en ole vielä ollut, että kaikki paperit olisivat mapissa järjestyksessä, se on sitten seuraava projekti (ja sitäkin olen siirtänyt kiitettävän monta kertaa eteenpäin....). Olen selkeyttänyt yritykseni maksuliikennettä siirtymällä verkkokauppaan, josta asiakkaat voivat ostaa kurssit ja luennot suoraan. Tämä automatisointi tarkoittaa myös sitä, ettei minun aikani mene enää laskujen naputteluun ja niiden maksamisen seuraamiseen vaan ydintyöhöni. Olen ajastanut yritykseni fb-päivityksiä. Teen aina yhdellä kertaa useamman päivityksen ja ajastan ne tuleville viikoille, näin ei tarvitse käyttää koko ajan aikaa sen miettimiseen, mitä julkaisisi facessa. Minulta on ihan tietoinen päätös, ettei yritykseni ole muissa somekanavissa kuin fb:ssa ja twitterissä. Mun kaikki aikani menisi someen, jos olisi liikaa kanavia päivitettäväksi.  Jo aikaisemmin tein sen päätöksen, ettei puhelinnumeroni näy yrityksen nettisivuilla, annan sen sitten asiakkaille. Näin minun ei tarvitse olla koko ajan valmiudessa vastaamaan puheluihin, nekin kun keskeyttävät tehokkaasti esim. kurssien suunnittelun. Voi olla, että olen menettänyt jonkun asiakkaan tämän päätöksen kautta, mutta itselleni se tuo isomman työrauhan.


Ja miten tämä siirtyminen tehokkaampiin työskentelytapoihin on vaikuttanut? Olen saanut tehtyä ihan valtavasti asioita työpäivieni aikana. Vielä tekisi mieli lähteä nettiselailukierroksille vähän väliä, mutta olen saanut pidettyä itseni aika hyvin kurissa. Olen tyytyväinen tämän hetkiseen muutokseen ja toivon, että tämä pysyy. Rajaan myös sitä, etten tee töitä enää iltaisin enkä viikonloppuisin, mitä aikaisemmin tein helposti juuri siksi, että olin käyttänyt aikaani työpäivän aikana kaikkeen muuhun paitsi työntekoon. Huomaan, ettei muutos kuitenkaan ole ollut helppo. Vähän väliä tekisi mieli tehdä sometsekkaus. Ikään kuin siellä tapahtuisi jotain ratkaisevan tärkeää koko ajan.

Onko sinulla vinkkejä tehokkaisiin työskentelytapoihin? Saatko sinä pidettyä itsesi irti eri somekanavista ettet selaile niitä pitkin päivää?

ps. jos joku miettii, miten kuvat liittyvät tähän postaukseen, niin ei mitenkään. Kävimme viime viikonloppuna toisen kerran Lähiöfestareilla ja ostin sisustustarvikekirppikseltä ihanan vanhan täkin ja paperisydämen. Lisäksi pari kuvaa on viime viikolta Vipeltävän Siilin ohjaajien virkistyspäivästä (josta kirjoitan vielä oman blogipostauksen myöhemmin).

10 kommenttia:

  1. Tuttua asiaa ja kyllä joudun pitämään itseni irti somesta rajoittamalla. Pinterest on sellainen missä voisin varmasti viettää viikon putkeen. Kirjoitin eilen tätä samaa aihetta sivuten otsikolla Miten saat enemmän aikaan. Siitä tekstistä löytyy paljon sitä mitä yritän nyt toteuttaa. Sinulla on hyviä suunnitelmia ja yrittäjänä tekemistä riittää aina kun tekee lähes kaiken itse. Verkkokauppa, jossa ei tarvitse kirjoitella laskuja ja on automatisoitua kuulostaa tosi hyvältä ja helpottavalta :)

    VastaaPoista
    Vastaukset
    1. Verkkokauppa on helpottanut paljon työtäni. Olisin ottanut sen jo paljon aiemmin käyttöön, jos olisin tajunnnut, miten ison helpotuksen se tuo.

      Käyn lukemassa blogitekstisi, huomasin sen otsikon, mutta koska olen rajoittanut myös blogien selailua, en sitä vielä ehtinyt lukea. Ja on hyvä kuulla, että muutkin joutuvat rajoittamaan somen käyttöä. Etten ole ainut, joka helposti jäisi siihen koukkuun.

      Poista
  2. Varmasti hyvä idea pitää itsensä poissa somesta. Huomaan, että joskus itselläkin tulee vilkuiltua somen puoleen turhan usein. Silloin yritän aina ottaa itseäni niskasta kiinni ja palata ruotuun. Se vain tapahtuu niin helpolla. Tietokone sanoo pling ja pitäisi heti päästä kurkkimaan kuka sanoi ja mitä. Toisaalta ymmärrän itseäni, sillä kaverit asuvat kaukana, toiset ulkomailla ja some on yhteydenpitoväline heidän kanssaan. Mutta silti, kyllä se keskeyttää ja hajauttaa ajatukset meneillä olevasta työstä.

    VastaaPoista
    Vastaukset
    1. Minun työni tekemisen kannalta on äärimmäisen tärkeää, etten notku koko ajan somessa. Minullekin some on yhteydenpitoväline monen tutun kanssa, mutta yhteyttä ei tarvitse kuitenkaan pitää pitkin päivää koko ajan eikä joka nykäykseen vastata saman tien. Siinä on ollut nyt itselle opettelemista.

      Poista
    2. Itselläni tulee vastaan se seikka, että jos en notku tiettyyn aikaan somessa niin en "tapaa" heitä välttämättä lainkaan ja eri kaverit ovat eri aikaan linjoilla. Heidän aikataulunsa on tiukempi kuin omani, joka kuitenkin joustaa, kun ei tarvitse noudattaa tarkkaa työaikaa.

      En toki aina ole valmiudessa, mutta huomaan, että some haittaa joinain päivinä ihan oikeasti. Ja jokaiseen ping ääneen ei kyllä tarvitsisi hypätä. Joskus vain niin ovasti toivoo, että se olisi se paras kaveri, josta se ping lähti. On niin kauan kun näimme viimeksi...

      Joskus mietin, jos ihmisten kanssa voisi saada sovittua jonkin tietyn ajan, jolloin ehtisimme jutella. Se on kuitenkin hauskempaa kuin vain kirjoittaa. Aina se on kuitenkin kaatunut siihen, että toiset eivät tiedä milloin ehtivät someen. Kesken työpäivän siis taukoilevat. :) Mutta juu, pitää vielä harjoitella. :)

      Poista
    3. Minulla ei ole oikeastaan sellaisia ystäviä, joiden takia minun pitäisi olla somessa tiettyyn aikaan. Itse asiassa aika harvaan hyvään ystävääni pidän yhteyttä somen kautta, vaan ihan puhelimella, tapaamalla tai meilillä.

      Jos minulla ei olisi yritystä, niin luultavasti somen käyttöni olisi paljon nykyistä vähäisempää. Nyt tuntuu, että pitää olla jollain tavoin koko ajan kartalla missä mennään, vastailla asiakkaiden viesteihin jne. Tosin olen opetellut siihen, ettei niihinkään tarvitse vastata sillä sekunnilla vaan keskitetysti esim. kerran päivässä kaikki meilit läpi.

      Poista
  3. ystäväni ovat niin hajallaan maailmalla, että jos olisin tosi tiukka someiluni kanssa emme varmaan ikinä pääsisi juttelemaan. Puhelin tulisi hirveän kalliiksi, sillä eipä taida olla puhepakettia, joka kattaisi ulkomaanpuhelut - vai onko? Tapaamiset ovat sitten kun ovat ja meilillä ei vain tule sitä samaa tunnelmaa kuin chatissa. Vastavuoroisuus jää jollain tavalla uupumaan meileissä.

    VastaaPoista
    Vastaukset
    1. Mietinkin, että sinulla on varmaan paljon ystäviä ulkomailla. Minulla ei ole yhtään ulkomaista ystävää. Miehellä sen sijaan on paljonkin ja hän välillä aikaerojen kanssa "tuskailee". Mies ei kyllä ole somessa ollenkaan, pitää sitten muuta kautta yhteyttä ystäviinsä ja työkavereihinsa.

      Poista
  4. Suurin osa ystävistäni on ulkomailla. Varmaan voisin olla tiukempi someiluni kanssa ja se silti onnistuisi, mutta toisaalta asiat sujuvat näinkin. Joskus vain ottaa päähän joku keskeytys. Mutta toisaalta pääsen sitten lepuuttamaan jalkojakin, kun tulee keskeytys. Eikä se nyt kuitenkaan joka päiväistä ole. Eli ehkä tämä on ihan hyväkin näin. Pitää vain osata kaivaa esiin ne positiivisuudet. :)

    VastaaPoista
    Vastaukset
    1. Se varmaaan onkin tärkeintä, että itse pystyy olemaan tyytyväinen ja kokee, että asiat sujuvat hyvin. Minulla ei näin aiemmin ollut ja liiallinen someilu vei mun työtehosta pois paljon. Minä olen suht paljon pois tietokoneen äärestä, kun ohjailen tunteja ja kursseja ja luennoin ja sen ajan, minkä olen koneella, pitää olla tehokasta, muuten joudun tekemään töitä ihan liikaa myös iltaisin ja viikonloppuisin ja sitä en halua.

      Poista

Kommentit ilahduttavat aina!