Kohti parempia työskentelytottumuksia

Olen ottanut loman jälkeen tavoitteekseni paremmat työtottumukset. Tehokkaat työskentelytavat. Minulla on ollut paljon huonoja työskentelytottumuksia. Vaikka olen aikaansaava ja myös tietyllä tapaa tehokas, on minulla ollut paljon täysin tehottomia työskentelytottumuksia. Olen tiedostanut ne ja todennut, että asialle pitäisi tehdä jotain. Minulta on mennyt työaikaa vaikkapa täysin päättömään nettihaahuiluun. Olen saattanut avata aamusta koneen ja käyttää aikaa sähköposti-facebook-blogi-sukkulointiin ties miten pitkään. Ja vielä kerran kierros läpi. Ja vielä kerran. Olen myös saattanut kesken jonkun kurssisuunnittelun työstämisen aloittaa nettiselailun tai meileihin vastaamiseen. Ja hyvä työflow on katkennut täysin. Ja tämä haahuilu on sitten johtanut siihen, että minun on ollut välillä pakko tehdä töitä myös viikonloppuisin, jotta saan kaikki sovitut hommat hoidettua.

Nyt tämä on viimeisen vuoden aikana korostunut, koska olen yrittäjä, oman työni herra ja teen töitä kotitoimistosta käsin. Kukaan ei puuskuta niskaani eikä seuraa tilastojani kuten edellisessä työssäni oli. Yrittäjyyden myötä myös seurattavia somekanavia on tullut lisää ja välillä on tullut olo, että some hallitsee minua enkä minä sitä.

Olen yrittänyt muuttaa tapojani, mutta se on ollut vaikeaa. Joka lomalla teen päätöksen, että nyt muuttuu toimintatapani. Joululomalla tein päätöksen. Hiihtolomalla tein päätöksen. Kuten myös pääsiäisenä. Sainko muutettua toimintatapojani? En. Viime keväänä olin jossakin vaiheessa sen verran väsynyt, että totesin, että syksyyn on ihan pakko lähteä toisenlaisista työskentelytavoista. Kesällä työstin päässäni asiaa ja nyt olen alkanut toteuttaa tehokkaampaa työtapaa.

Mitä se tarkoittaa? Se tarkoittaa sitä, että minulla on tehtävälista tietokoneen vieressä. Sieltä valitsen päivän kolme tärkeintä tehtävää (yleensä jo edellisenä iltapäivänä). Ne teen heti aamulla. Teen ne läpi, vaikka kuinka asia tuntuisi vaikealta ja menisi epämukavuusalueelleni. Aikaisemmin nämä asiat ovat jääneet helposti roikkumaan ja olen vitkutellut niiden hoitamista päivästä toiseen. Nämä tekemättömät asiat ovat kuitenkin pyörineet koko ajan mieleni päällä ja vieneet energiaani.

En seuraa pitkin päivää sähköpostia ja somea. Pyrin siihen, että tsekkaan meilit 1-2 kertaa päivässä ja tehokkaasti vastaan viestit läpi. Lähinnä nuo ovat yrityksen viestejä, joihin vastailen. Somessa en tee seikkailuja työpäivän aikana. Illalla olen sitten antanut itselleni luvan käydä somekanavat ja blogit läpi. Mutta nekin pyrin käymään läpi niin, etten jää jumittamaan ja seikkailemaan kanavalta toiselle miljoona kertaa. En vastaile enää iltaisin yrityksen meileihin. Huomaan, että minun on vaikea pysyä erossa päivän aikana meileistä, tekisi koko ajan mieli tsekata, onko ilmoittautumisia kursseille tullut. Huomaan, että myös facebookia tekisi mieleni selata pitkin päivää.

Olen selkeyttänyt myös työympäristöäni eli siirtänyt toimistoni
ruokapöydästämme alakerran työhuoneeseen. Niin tehokas en ole vielä ollut, että kaikki paperit olisivat mapissa järjestyksessä, se on sitten seuraava projekti (ja sitäkin olen siirtänyt kiitettävän monta kertaa eteenpäin....). Olen selkeyttänyt yritykseni maksuliikennettä siirtymällä verkkokauppaan, josta asiakkaat voivat ostaa kurssit ja luennot suoraan. Tämä automatisointi tarkoittaa myös sitä, ettei minun aikani mene enää laskujen naputteluun ja niiden maksamisen seuraamiseen vaan ydintyöhöni. Olen ajastanut yritykseni fb-päivityksiä. Teen aina yhdellä kertaa useamman päivityksen ja ajastan ne tuleville viikoille, näin ei tarvitse käyttää koko ajan aikaa sen miettimiseen, mitä julkaisisi facessa. Minulta on ihan tietoinen päätös, ettei yritykseni ole muissa somekanavissa kuin fb:ssa ja twitterissä. Mun kaikki aikani menisi someen, jos olisi liikaa kanavia päivitettäväksi.  Jo aikaisemmin tein sen päätöksen, ettei puhelinnumeroni näy yrityksen nettisivuilla, annan sen sitten asiakkaille. Näin minun ei tarvitse olla koko ajan valmiudessa vastaamaan puheluihin, nekin kun keskeyttävät tehokkaasti esim. kurssien suunnittelun. Voi olla, että olen menettänyt jonkun asiakkaan tämän päätöksen kautta, mutta itselleni se tuo isomman työrauhan.

Ja miten tämä siirtyminen tehokkaampiin työskentelytapoihin on vaikuttanut? Olen saanut tehtyä ihan valtavasti asioita työpäivieni aikana. Vielä tekisi mieli lähteä nettiselailukierroksille vähän väliä, mutta olen saanut pidettyä itseni aika hyvin kurissa. Olen tyytyväinen tämän hetkiseen muutokseen ja toivon, että tämä pysyy. Rajaan myös sitä, etten tee töitä enää iltaisin enkä viikonloppuisin, mitä aikaisemmin tein helposti juuri siksi, että olin käyttänyt aikaani työpäivän aikana kaikkeen muuhun paitsi työntekoon. Huomaan, ettei muutos kuitenkaan ole ollut helppo. Vähän väliä tekisi mieli tehdä sometsekkaus. Ikään kuin siellä tapahtuisi jotain ratkaisevan tärkeää koko ajan.

Onko sinulla vinkkejä tehokkaisiin työskentelytapoihin? Saatko sinä pidettyä itsesi irti eri somekanavista ettet selaile niitä pitkin päivää?

ps. jos joku miettii, miten kuvat liittyvät tähän postaukseen, niin ei mitenkään. Kävimme viime viikonloppuna toisen kerran Lähiöfestareilla ja ostin sisustustarvikekirppikseltä ihanan vanhan täkin ja paperisydämen. Lisäksi pari kuvaa on viime viikolta Vipeltävän Siilin ohjaajien virkistyspäivästä (josta kirjoitan vielä oman blogipostauksen myöhemmin).